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NOS STATUTS ET REGLEMENTS

Article 1 - La raison sociale
Le nom de l'organisation est LA SOCIÉTÉ D’HISTOIRE DE MEMRAMCOOK INC., ci-après nommée la Société.

Article 2 - Le siège social
Le siège social est situé à Memramcook au Nouveau-Brunswick.

Article 3 - La philosophie de la Société
La philosophie de la Société comprend les énoncés suivants : vision, mission, mandat et valeurs.

3.1 L'énoncé de vision
La vision de la Société est un avenir où les gens sont fiers de leur culture, de leur patrimoine et de leur histoire.

3.2 L'énoncé de mission
La Société d’histoire de Memramcook a pour mission de valoriser l’histoire et le patrimoine de la région de Memramcook.

3.3 Le mandat
La Société d’histoire de Memramcook accomplit sa mission en offrant les programmes et les services suivants :

1. Collectionner, conserver et exposer toute information et tout objet d’importance historique et patrimoniale à Memramcook.

2. Diffuser de l’information propre à l’histoire et au patrimoine de Memramcook.

3. Développer le sentiment de fierté et d’appartenance à l’histoire et au patrimoine de Memramcook.

4. Encourager la recherche scientifique dans les domaines de l’histoire, de la généalogie, de la muséologie, du patrimoine et de l’archéologie.

5. Établir des réseaux, des partenariats et des alliances stratégiques.

6. Gérer les ressources et les opérations de la Société.

3.4 L'énoncé de valeurs

1. Tous les comportements, les décisions et les actions de la Société sont fondés sur :

-la confiance;

-la compréhension mutuelle;

-le travail d'équipe;

-la coopération;

-le respect;

-l'intégrité;

-la transparence;

-une communication efficace;

-un esprit ouvert;

-l'inclusion

2. La Société offre des services de qualité à ses membres.

3. La Société collabore avec ses partenaires.

4. La Société favorise la prise de décisions par consensus.

5. Les décisions de la Société sont confidentielles et démontrent une solidarité suite aux décisions prises par l'organisme.

6. Gérer les ressources et les opérations de la Société.

Article 4 - Le sceau
Le sceau de la Société paraît à la fin des présents règlements.

Article 5 - La nature de l’organisme
La Société est un organisme apolitique et sans but lucratif.

Article 6 - Définitions et interprétation

6.1 - Les définitions
Les définitions suivantes s’appliquent aux Statuts et Règlements de la Société :

1) « Administrateur » signifie un membre du Conseil d’administration.

2) «Conseil » signifie le Conseil d’administration de la Société.

3) « Consensus » signifie un accord mutuel entre personnes sur une action à entreprendre. « Consensus » implique aussi une décision de certains participants à ne pas s'opposer à une action. Les participants acceptent de vivre avec la décision.

4) « Année d’exercice » désigne l’intervalle de la fin d’une Assemblée générale annuelle au début de la suivante.

5) « But à long terme » signifie un résultat désiré que l’on veut obtenir d’ici 10 ans.

6) « But stratégique » signifie un résultat désiré que l’on veut obtenir d’ici 3 ans.

7) « Majorité absolue » signifie 50% plus un des votes exprimés.

8) « Mission » signifie un énoncé qui identifie le nom, la clientèle, le territoire et la raison d’être d’un organisme.

9) « Mandat » signifie un énoncé qui identifie les principales interventions de l’organisme pour accomplir sa mission: les programmes, les services et les produits.

10) « Membre en règle » signifie toute personne qui a payé sa cotisation durant l’année d’exercice courante.

11) « Orientations générales de la Société » inclut la philosophie (vision, mission, mandat, valeurs), les buts à long terme et les buts stratégiques.

12) « Valeur » signifie un principe fondamental qui guide les décisions, les actions et les comportements au sein de l’organisme.

13) « Vision » signifie un énoncé qui définit le résultat ultime ou idéal que l’organisme veut atteindre.

6.2 - Interprétation
Dans le présent document, le singulier inclut le pluriel et le masculin inclut le féminin, et vice-versa.

II - Les Règlements

Article 7 - Les membres

7.1 Éligibilité
Peut devenir membre de la Société toute personne ou organisme qui partage la philosophie, les buts et les règlements de la Société.

7.2 Catégorie de membre
La Société regroupe les catégories de membre suivantes :

a) Membres payant une cotisation

1) Membre individuel : Toute personne qui respecte l'Article 7.1 et qui paie sa cotisation.

2) Membre bienfaiteur : Toute personne qui respecte l'Article 7.1 et qui paie, en plus de sa cotisation annuelle, un montant supplémentaire égal ou supérieur à celle-ci.

3) Membre collectif : Toute organisation, association, société, école ou institution intéressée à l'histoire de Memramcook, qui respecte l'Article 7.1 et qui paie sa cotisation annuelle d'un membre payant.

4) Membre à vie : Une personne qui respecte l'Article 7.1 et qui paie une fois un montant de quinze fois supérieur à la cotisation annuelle.

b) Membre honoraire
Désigné par le Conseil d'administration, le membre honoraire est une personne qui a contribué de façon importante à la réalisation des buts de la Société, soit par son travail ou par sa contribution financière ou autre. Un membre honoraire n'est pas tenu de verser une cotisation annuelle à la Société mais il a droit de parole et droit de vote.

7.3 La cotisation
L'Assemblée générale annuelle, sur recommandation du Conseil d'administration, fixe la cotisation annuelle des catégories de membre. Cette cotisation doit être payée avant ou durant l'année d'exercice de la Société.

Article 8 - La cotisation

8.1 Le quorum et le droit de vote

a) Le droit de vote
Tout membre en règle a le droit de vote aux assemblées générales. Le membre collectif nomme un délégué qui détient un droit de vote.

b) Le vote

1) Les décisions sont prises à main levée ou par scrutin secret à la discrétion de l'assemblée. Les décisions sont prises à la majorité absolue. En cas d'égalité des votes, le président a la voix prépondérante. S'il y a vote par scrutin secret, le président d'assemblée nomme deux membres présents pour agir à titre de scrutateur.

2) Les amendements aux Statuts et Règlements nécessitent deux tiers des votes inscrits par les membres présents.

c) Le quorum
Le quorum est de vingt (20) membres en règle.

8.2 L'assemblée générale annuelle

a) La date, l'heure et le lieu
L’Assemblée générale annuelle doit avoir lieu dans les 90 jours suivant la fin de l'année fiscale. Le Conseil d'administration en détermine la date, l'heure et le lieu.

b) L'avis de convocation

1) L'avis de convocation est envoyé aux membres au moins trente (30) jours avant l'assemblée. L'avis de convocation contiendra :

-l'ordre du jour de l'Assemblée générale annuelle

-le rapport du comité de mise en candidature

-les amendements aux Statuts et Règlements (s'il y a lieu).

2) L'avis de convocation et tout autre document peuvent être envoyés par courriel.

c) Le pouvoir des membres
Les membres réunis en Assemblée générale annuelle détiennent le pouvoir décisionnel suivant:

1) Établir les orientations générales de la Société : vision, mission, mandat, valeurs et buts stratégiques.

2) Recevoir le rapport annuel contenant les principaux accomplissements de la Société au cours de la dernière année.

3) Ratifier les états financiers vérifiés de l'exercice précédent.

4) Ratifier les décisions du Conseil d'administration.

5) Élire les administrateurs.

6) Nommer le vérificateur.

7) Fixer la cotisation des membres.

8) Amender les Statuts et les règlements.

d) L'ordre du jour
Tout sujet non inclus à l'Ordre du jour par le Conseil d'administration est placé aux Affaires nouvelles. Pour tout sujet placé aux Affaires nouvelles, le membre a droit de parole n'excédant pas cinq (5) minutes. Toute décision sur ces sujets est référée au Conseil d'administration pour considération.

8.3 Les assemblées générales spéciales
Le Conseil d'administration peut convoquer, avec un préavis de quinze (15) jours, des assemblées générales spéciales pour décider de sujets spécifiques déterminés par le Conseil d'administration. À la demande de douze (12) membres, le Conseil d'administration doit convoquer une assemblée générale spéciale dans les soixante (60) jours de la date de réception de cette demande.

Article 9 - Le Conseil d'administration

9.1 Le pouvoir décisionnel
Le Conseil d'administration détient les pouvoirs décisionnels suivants :

1) Soumettre des recommandations à l'Assemblée générale annuelle ou à une Assemblée générale spéciale.

2) S'assurer que ses décisions respectent la philosophie et les buts adoptés à l'Assemblée générale annuelle.

3) Adopter le plan d'action annuel (objectifs) dans le cadre du plan stratégique.

4) Adopter les plans, les stratégies et les politiques gouvernant la gestion des opérations et des ressources de la Société (humaines, matérielles, technologiques, financières).

5) Établir les comités du Conseil d'administration.

6) Embaucher une personne à la Direction générale, évaluer périodiquement son rendement et la congédier, pour raison valable, le cas échéant.

9.2 La composition
Le Conseil d’administration se compose de huit (8) à douze (12) administrateurs.

9.3 La durée du mandat des administrateurs
a)Chaque administrateur demeure en fonction jusqu'à l'élection du nouveau Conseil d'administration.

b)Une absence de quatre réunions sans raison justifiée par un administrateur met fin automatiquement au mandat du membre.

c) Le Conseil d’administration confirme par décision formelle la fin du mandat du membre tel que stipulé à l’article 9.3b. Le Conseil d’administration peut remplacer le membre en question selon l’article 9.6 des Règlements (Les vacances).

9.4 Les élections

a) Le Conseil d'administration établit annuellement un Comité de mise en candidature qui recommande au Conseil d'administration le nom des candidats à chaque poste d'administrateur de la Société. On soumet à l'Assemblée générale annuelle les recommandations du Conseil d'administration pour fins d'élection.

b) D'autres candidats peuvent être acceptés sur proposition de membres présents à l'Assemblée générale annuelle. Si le candidat proposé par l'Assemblée générale annuelle est absent, il doit avoir donné son consentement par écrit.

c) L'Assemblée générale élit le Conseil d'administration dans l'ordre suivant : Le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et les conseillers.

d) Dans l'éventualité d'un vote pour les conseillers, l'Assemblée générale annuelle procède par bulletin secret. Les candidats qui ont reçu le plus de votes sont élus.

9.5 La rémunération
Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Les dépenses encourues dans le cadre de leur mandat sont payées par la Société selon les politiques établies par le Conseil d'administration.

9.6 Les vacances
En cas de vacance au sein du Conseil d'administration entre les assemblées générales annuelles, le Conseil d'administration nomme son remplacement pour la balance du mandat.

9.7 Le quorum
Le quorum du Conseil d'administration est 50% des administrateurs plus un.

9.8 La fréquence des réunions
Le Conseil d'administration se réunit au moins quatre (4) fois par année.

9.9 La convocation d'une réunion du Conseil
Le président convoque ordinairement la réunion du Conseil d'administration. Cependant, la réunion du Conseil peut être convoquée par le vice-président, le secrétaire, le trésorier respectivement, ou par trois (3) membres du Conseil d'administration. L'avis de convocation doit être envoyé au moins cinq (5) jours avant la réunion et doit indiquer la date, l'heure et le lieu de la rencontre.

9.10 Le vote
Les décisions sont prises à main levée ou par scrutin secret à la discrétion du Conseil d'administration. Les décisions sont prises à la majorité absolue. En cas d'égalité des votes, le président a la voix prépondérante.

9.11 Le vote électronique et téléphonique

a) Le Conseil d'administration peut prendre une décision par vote électronique et par vote téléphonique.

b) La tenue d'une réunion du Conseil par téléphone équivaut à une réunion régulière du Conseil avec la rédaction du procès-verbal.

c) Dans le cas d'un vote électronique où les administrateurs votent en donnant leur consentement par courriel, la décision entre en vigueur immédiatement. La décision est ratifiée à la prochaine réunion régulière du Conseil d'administration.

9.12 Les résolutions tenant de réunion
Les résolutions écrites, signées par les administrateurs habilités à voter ont la même valeur que celles adoptées au cours d'une réunion de Conseil d'administration. Une telle décision est ratifiée à la prochaine réunion régulière du Conseil d'administration.

Article 10 - Les comités du Conseil d’administration

10.1 Le mandat des comités
Le Conseil d'administration établit les comités et assigne leur mandat.

10.2 Les membres des comités
Le président et les membres de chaque comité sont désignés par le Conseil d'administration sur la recommandation du président du Conseil. Le président d'un comité est un administrateur. On peur désigner comme membre d'un comité un administrateur ou toute personne ressource ne siégeant pas au Conseil d'administration. Le président du Conseil est membre d'office des comités du Conseil avec droit de vote.

Article 11 - Les officiers et le Comité exécutif
Les officiers forment le Comité exécutif qui assume les fonctions suivantes :

1) Agir en tant que Comité de sélection pour combler le poste de la direction générale et pour recommander le candidat au Conseil d'administration

2) Évaluer annuellement le rendement de la direction générale par rapport aux politiques et aux objectifs établis et soumettre des recommandations au Conseil d'administration

3) Effectuer des décisions urgentes qui respectent les politiques établies et qui sont sujettes à l'approbation du Conseil d'administration.

Article 12 - Les responsabilités du président
La personne à la présidence assure l'opération efficace du Conseil d'administration et du comportement des administrateurs. Elle s'assure que le Conseil d'administration est respectueux de la philosophie, des buts et des Statuts et Règlements de l'organisme. Elle préside les réunions de l'Assemblée générale et du Conseil d’administration. Elle agit en tant que membre d'office des comités permanents crées par le Conseil d'administration. Enfin elle agit comme porte-parole officiel de l'organisme.

Article 13 - La Direction générale et le personnel

a) Le conseil d'administration peut embaucher une personne à la direction générale dont les responsabilités comprennent la supervision du bureau et d'autres employés de la Société, l'organisation des réunions et la gestion des projets. Cette personne est aussi responsable de la préparation de documents facilitant la prise de décision du Conseil d'administration et de ses comités. Elle assure la mise en oeuvre des grandes orientations, des stratégies, des plans d'action et des politiques de la Société. Elle assure la gestion efficace des ressources et des programmes de la Société.

b) En l'absence d'un directeur général, les responsabilités normalement remplies par lui relèvent du Conseil d'administration.

Article 14 - Les ressources humaines

14.1 L'exercice financier

L'exercice financier se termine le 31 mars de chaque année.

14.2 Les signataires
Les documents financiers requièrent deux (2) signatures, celle du trésorier et celle d'un des deux autres administrateurs choisis par le Conseil d'administration. Si le poste à la Direction générale est comblé, les documents financiers requièrent la signature de cette personne et d'un des deux (2) administrateurs signataires qui sont le trésorier et un autre administrateur choisi par le Conseil d'administration.

14.3 Le vérificateur
Le vérificateur est chargé de vérifier les livres de la Société. En cas de vacance au poste de vérificateur, le Conseil d’administration peut le combler durant l'année.

14.4 Les opérations financières

1) La Société peut acquérir et prendre par voie d'achat, de donation, de succession ou par tout autre moyen, des biens réels et personnels et détenir ces biens, en jouir, les vendre, les hypothéquer, les échanger, les donner à bail, les louer, les améliorer et les aménager et y ériger et entretenir des bâtiments et constructions.

2) La Société peut emprunter et réunir des fonds. Elle doit utiliser ses ressources financières et matérielles pour réaliser ses buts.

3) La Société peut investir des sommes d'argent, sous réserve que cela ne nuise pas à la réalisation de ses buts.

Article 15 - La dissolution

15.1 La Société peut, par résolution extraordinaire, abdiquer son certificat d'incorporation. Un vote d'au moins les trois quarts des membres réunis en Assemblée générale est obligatoire.

15.2 Si les activités de la Société prennent fin ou s'il y a liquidation ou dissolution de la Société et qu'il reste par la suite, après l'acquittement de toutes ses dettes, des biens quelconques, ceux-ci seront versés à un autre organisme de bienfaisance dûment incorporé dont la philosophie et les buts sont similaires à ceux de la Société.

Article 16 - Les procédures de réunion
Les procédures de réunion sont gouvernées par le Code Morin. Cependant, les statuts et les règlements ont préséance sur le Code Morin.

Ces présents statuts et règlements ont été adoptés lors de l'Assemblée générale annuelle (AGA) 2017. Des amendements ont été acceptés par les membres lors des AGA 2020 (9.3 b & c) et 2023 (9.2 et 9.4 c & d).